Форум під час війни: як безпека переписує плани медійних подій

Донедавна досвід минулого форуму був надійною основою для наступного: подивитися, які зали переповнювалися, де збиралися черги, скільки часу лишати між дискусіями. Тепер ці висновки й далі важливі, але передбачити умови наступного заходу вони не допомагають. Характер російських атак змінюється, з'являються нові загрози, і те, що було достатнім рік тому, сьогодні доводиться переглядати.

Показовим став форум 2023 року. Через тривалі повітряні тривоги приблизно по три-чотири години програми щодня минали в укритті — тобто значна частина події фактично відбулася саме там. І тоді стало видно різницю між формальною готовністю до тривоги і реальною роботою заходу, де одночасно сотні учасників, кілька залів, трансляції, технічні команди, перекладачі та іноземні спікери. Треба заздалегідь знати, скільки часу займе переміщення людей, які події перервуться, чи можна продовжити дискусію в захищеному просторі, як зміниться таймінг і що буде з паралельними заходами після відбою.

Тому поступово підхід змінився: замість окремого плану на випадок небезпеки безпекові вимоги закладають у саму архітектуру події. Готуючи форум 2026 року, організатори намагаються максимально скоротити ситуації, коли під час тривоги доведеться переміщати велику кількість людей. Минулоріч частину просторів розташовували в зонах, роботу яких при тривозі доводилося зупиняти, після чого учасники переходили до захищенішої частини будівлі. Цього разу програмні простори від початку планують у безпечніших зонах. Змінилася навіть реєстрація: зазвичай її ставлять біля входу, бо це зручно, а тепер її планують перенести далі від входу — щоб люди не накопичувалися в уразливішій частині будівлі й були захищені, зокрема від можливих уламків.

Ще одна відмінність — остаточне рішення про формат неможливо ухвалити за кілька місяців до події. Організатори стежать за безпековою ситуацією та рішеннями інших організаторів великих заходів і готові змінити формат, навіть якщо на підготовку вже витрачено чимало ресурсів. Досвід таких розворотів уже є: у 2020 році через пандемію COVID-19 форум повністю перейшов в онлайн, а у 2021-му працював у змішаному форматі — основна аудиторія долучалася дистанційно, а невелика кількість учасників була на локації й стежила за дискусіями у форматі токшоу. Різниця в тому, що під час пандемії рішення про онлайн можна було ухвалити завчасно, а під час повномасштабної війни ситуація може змінитися тоді, коли програма вже сформована, локація заброньована, технічні рішення погоджені, спікери запрошені, а учасники планують поїздку до Києва.

Попри це, потреба у великих професійних зустрічах не зменшилася. Спочатку програму цьогорічного форуму розраховували приблизно на 50 панелей у форматі дискусій і воркшопів, але лише під час відкритого збору пропозицій надійшло понад 200 ідей від партнерів. Нині йдеться приблизно про 60 програмних подій, і остаточна кількість може бути більшою. Цей інтерес помітний на тлі того, що після згортання програм USAID великих медійних заходів в Україні поменшало, тоді як питань, які потребують фахового обговорення, не стало менше. Частина дискусій точиться в соцмережах і професійних чатах, але замінити простір для прямої розмови вони не можуть — форум лишається місцем, де представники різних медіа можуть обговорювати складні питання, не погоджуватися між собою, але шукати спільні точки дотику.